捨不得、丟不掉？輕鬆做好辦公室收納
生活中，辦公桌與你的關係可能比你的床還要親密，但是你有一個整齊乾淨而有效率的辦公環境嗎？還是你常常將重要的文件淹沒在一堆廢紙中，在關鍵時刻，怎麼都找不到？5個步驟，讓你的辦公室立刻改頭換面。
開會在即，老闆等著看你精彩的企畫案，你正準備拿著熬了數個夜晚的成果向同事展現，卻在這關鍵時刻，你怎麼也找不到你的文件，面對桌上一片凌亂的局面，你感到焦急萬分，就連電子檔也不知歸到哪裡去了，最後你只能硬著頭皮用口頭報告，原本精彩的企畫內容無法完整展現，你的心血與專業能力也大打折扣。
或者你是不被同事信任的人？大家總不敢將文件正本交給你，總要備份才安心，深怕文件到你手上有如石沉大海？這個時候你應該覺悟了吧？好好對待你的辦公環境，運用一些方法與收納用品，讓你的思緒創意與重要訊息，歸納到一個個有跡可尋的地方，從此讓你工作更加有效率。
做好收納還能提升工作能力
曾在亞馬遜網路書店登上排行榜冠軍書《收納其實很容易》（Organizing from the Inside Out，在台灣由時報出版社出版）的作者茱莉‧摩根斯坦（Julie Morgenstern）原本是一位毫無秩序的上班族，當了媽媽之後吃足了育兒瑣事的苦頭，下定決心做好分類收納的事務，不僅建立了生活秩序，甚至在 1989年創辦「生活大師」生活管理顧問公司，提供各種收納諮詢服務，主要客戶包括美國運通等知名公司，這正是收納管理的最佳印證。別小看收納動作，這有可能開拓你的新事業。
你也許喜歡亂亂的工作環境，比較自在，但有秩序的收納工作會限制創造力嗎？茱莉‧摩根斯坦認為收納是要釋放而非限制你的創造力，因為它替你和工作材料間建立一條快速捷徑，使你更有效率。她曾幫一位自由作家解決了紊亂的工作方式，利用彩色編碼的系統分類，將進行中的作品、已完成的計畫和未來創作的想法作清楚的分類歸納，不僅不會影響創作，在整齊的工作環境下，心情輕鬆明朗，而激勵出源源不絕的創造力。
優美辦公家具企劃部部長連國梁曾經看過一篇報導指出，「日本人平均一天花20分鐘找尋文件」，這對走路速度飛快的日本人來說也許是一種奢侈。對一樣惜時如金的台灣上班族來說，收納觀念更不如歐美或日本，好好規劃一個符合自己工作需求的辦公桌環境，將大大節省你的時間，利用這換來的時間讀一篇好文章，或是喝杯咖啡放鬆一下，都比浪費在一片文件紙海中來得更有意義。以下5個步驟幫助你輕鬆做好辦公室收納工作，創造優質工作環境。
Step 1：計算空間，創造空間
要將所有文件物品做適當的規劃前，先要了解自己能使用的私人辦公空間有多大以及有什麼設備。連國梁指出，一般來說，個人辦公桌或辦公空間會依職位階層的高低來分，以一般的上班族而言，基本配備是一張平均130（寬）×70（深）公分的桌子，桌子中央會有一個薄抽屜（日本稱為中央引出），另外再配一個活動袖櫃（也就是所謂的桌邊櫃），財務或行政部門會搭配直立式公文櫃儲存大量資料文件。另外搭配各式會談桌，還可創造討論空間。
以功能而言，大致又可分為電腦作業區、文書處理區及收納儲藏區。電腦區包括有PC的螢幕、滑鼠、鍵盤以及主機，另外還搭配有喇叭。目前有些辦公桌會將中央薄抽屜改成鍵盤架，如果把主機放在地上，就可以再爭取一些桌面空間。如果是筆記型電腦當然比較省空間。
文書處理區域的大小通常是扣除掉電腦區及書籍、文件物品後所剩不幾的空間，如果你的桌面被一堆堆凌亂的文件、紙張或私人物品淹沒，那你可能無法看見桌面甚至沒有地方可以書寫。對於空間的運用，宜家家居（IKEA）市場行銷企劃蕭春玉點明東方與西方的不同，「西方人計算空間會看長、寬、高，東方人比較習慣只看平面長、寬，其實地狹人稠的台灣更需要向上爭取空間。」例如利用較高的屏風隔板搭配吊櫃、掛牆層板等往上延伸等方式，創造收納空間。
生活工場企劃部王芳群創造辦公空間也有一套，他利用小型雙層儲物櫃，將抽屜取出分別運用，原本櫃子的雙層結構及兩個抽屜就變成4個儲藏空間，多了一倍置物空間。
Step 2：分類歸納
在公司分配有限的空間下，運用一些巧思增加自己的工作空間後，還得要把文件物品歸納得宜，才能算是成功又能真正得心應手。電腦進入辦公室後，大家原本預估紙張的使用會減少，但事實卻相反。連國梁曾看過一篇國外報導指出，「如果說過去的紙張使用量是1，目前用量卻是1.3，」可見電腦化時代並未能真正減少紙張的使用。
「分類歸納文件建檔的工作太重要了，」行銷業務繁多的劉映汝深切體認。她表示，目前的文件紙張幾乎就是A4大小了，把要用而未分類的文件通通整齊地堆疊在一起，放在固定的位置，千萬不要散成紙海，這樣你要找某一份文件你就知道一定在這一堆了，等看過後再依自己的分類方式歸納好。
初步救急的方式只適用於少量文件，大量的文件還是得靠符合自己工作需求的分類方式來歸納。以劉映汝的工作來看，她負責公司所有產品的行銷事務，所以她會給每個產品一個大的資料夾，每個資料夾中又分成公關、活動、記者會、展覽等，分別用L型透明夾收好，做好標籤，再彙整收到產品資料夾中，這樣就能一目了然。
劉映汝提醒大家，每份文件可能有不同版本，建議每次更新都能註明日期，這樣就能快速找到最新版本的文件，如果要追溯之前的內容或是否修訂有誤，也可輕易找到。除了用產品別分，連國梁也廣納同事意見，建議可以依經常接觸的部門業務來分，例如業務部、行銷部、財務部等；或是依文件功能，如合約類、工作報告類、廠商資料類等。重點就是要了解自己的工作對象與需求來分類，分類後，最好能利用有索引內頁的文件分類套來收納，更便利找尋。
除了紙張文件外，期刊的收藏也佔據了很大的空間。經常閱讀期刊的劉映汝曾經把所有的期刊堆疊成一座小山，不僅不利調閱、佔空間，有時同事借走後一去不回，也不容易察覺。
現在劉映汝也將期刊有秩序的歸檔首先先分成週刊、月刊，週刊下又分成：《商業周刊》、《數位周刊》等，月刊又分成《CHEERS雜誌》、《天下雜誌》等，每一種刊物按期別順序排好，種類之間再以小隔板或桌上型小書架隔開，這樣調閱資料非常便利，同事要借閱也方便，也較不容易遺失。
至於分類到底要分到多細呢？千萬不要分上癮囉，複雜的分類系統反而可能造成尋找不利。茱莉‧摩根斯坦在《收納其實很容易》就提醒大家，100個檔案中，每個只裝2份的文件，不如分類成20個檔案，每個有10份文件來得方便。過於複雜的分類，在一段時間後你自己可能忘記分類的邏輯，以致於找不到文件而備感挫折，導致你又不想好好歸納文件，這樣就錯失了分類歸納的益處了。
Step 3：收納就定位
整理出適合自己的分類系統後，記得要做好標籤，然後進行收納就定位。標籤的製作除了一般的標籤紙外，還可以選擇彩色標籤紙，這樣更能有助大項分類及尋找。除了標籤的製作，還可以利用有趣的方式來標明。蕭春玉提出國外的例子，以裁縫師來說，會用到許多的針線工具、剪刀與色筆等，他們就會把每一種物件貼在抽屜外代替標籤，這樣不僅一目了然，更能突顯收納的樂趣與工作的特色。或是你也可以用拍立得將物品拍攝下來，貼在置物箱的外面，也有異曲同工之妙。
收納的工具有很多種，可視需求來添購。如果是往返公文，可以利用雙層的文件匣來區分in跟out，也就是待處理或已處理。通常這類文件夾的設計都可以堆疊或拆除，消費者可自由運用。
而成類的文件，則可以運用活頁資料夾、L型透明夾、雜誌盒等來收納，或是利用吊掛式文件夾放置在袖櫃的最下層，如果有直立式公文櫃或理想櫃，也很適合擺放已整理過的吊掛式文件或是雜誌盒等。收納的工具備妥後，還得為它們找個棲身之處。放置的位置通常依自己的使用習慣及頻率來規劃。桌面上的文件資料最好是經常調閱查詢，或馬上要用到的，方便隨手可得。
中央薄抽屜通常放置文具用品，筆類、迴紋針等。袖櫃的上層也是放置較扁薄的物品，而最下層通常會放置吊掛式文件，若以女性來說，也挺適合放置包包、私人物品等，當然這也是收藏零嘴的好空間。劉映汝還建議，最好連電話、鍵盤、筆、紙張的擺放位置都依自己的使用習慣來就定位，方便接電話時找紙筆記錄，免得手忙腳亂浪費時間，又顯的不夠專業。
Step 4：創造個人風格
一般簡易的桌上型收納物品都可以透過公司採購，如果你是個流行嗅覺敏銳的上班族，在經濟許可下，不妨購買自己喜愛的收納工具，營造你的工作空間樂趣。
生活工場採購部副理吳雪琴建議，上班族在選擇辦公桌的收納用具時，可以色系為分類，紅色具有集中視覺的效果，而銀灰等中性色則是較個性的顏色，藍色則象徵視覺的自由。在商品材質的選擇上，由於馬口鐵具有較耐久的特性，適合精打細算年輕的消費者；而木器材質的收納用品則深受中性沈穩上班族的喜愛。
從事設計的王芳群還是要提醒大家，收納工具及色彩雖然能豐富辦公空間、營造樂趣，但最好也不要太過繁複，畢竟收納主重功能，太花俏可能也會影響整齊，甚至增加尋找文件的時間。
Step 5：持之以恆，永保整齊
做好了分類，添購了收納物品，也把資料就定位後，還要能持之以恆才算成功。如果能保持隨時將文件分類好、就定位當然是最好，但這可能會花掉你太多的時間，所以不妨依自己的便利，選擇每天或每星期整理一次，並可視每個階段的調整分類及收納方式，永遠保持在最佳狀態。
中國人最容易捨不得、丟不掉，常常會累積一些無用的東西。茱莉‧摩根斯坦在《收納其實很容易》提供大家一個80/20比例法則，如果一下子你找不出那重要的 20％文件物品，你可以利用小紅點標籤來幫助你，在一個月內，只要你查詢過的文件，或使用過的物品，甚至是你喜歡的小玩意兒，都給它個小紅標籤，而你找不到的東西也一併記錄下來，一個月後，你就知道哪些是你真正需要的東西，趕快清出位置來擺放它們，那些沒有貼上紅點小標籤的，則可以打入冷宮，打包儲存，甚至丟棄。
有了整齊清潔的辦公環境，不僅做起事來有效率，在分秒必爭的工作環境中，有助於提升專業形象，甚至還因此而受到同事欣羨的眼光成為典範，對辦公室人際關係也有意想不到的益處。
資料來源：天下雜誌
